Vad är PIM och ETL? Det berättar vi här och diskuterar om och när du behöver vad. Kanske räcker det med Excel? 

Begreppen PIM och ETL

PIM står för Product Information Management. I ett PIM-system samlar man all tänkbar information om sina produkter. Information kan importeras från olika filer eller matas in manuellt. Till skillnad från att hantera produktinformationen i Excel eller en enklare databas så erbjuder PIM-systemet bättre möjligheter till överblick, samarbete och bearbetning av data. Utöver text och siffror kan PIM-systemet hantera bilder och filer som hör till produkterna.

Från PIM-systemet exporterar man data till affärssystem, webbshop, tryckeri med mera. Man kan låta PIM-systemet beräkna priser, skapa metadata, korsreferenser, sorteringsordningar och mycket annat.

ETL står för Extrakt – Transform – Load. Ett ETL-system är byggt för att samla stora (eller små) mängder data från olika filer och filtyper. Den insamlade informationen kan sedan bearbetas och sammanställas efter regler som man sätter upp. Till sist exporteras data till efterföljande system som då kan ta emot data som är väl strukturerad och ”tvättad”.

Aspekter för e-handel

På något sätt måste din produktinformation in i webshoppens databas. Det innebär flera utmaningar:

• Information från leverantörerna kommer i olika format
• Priser skall beräknas på variabler som uppdateras frekvent, kanske dagligen. Prisändringar, valutakurser, fraktkostnader, marginalkrav och mycket annat.
• Egna texter och bilder skall tillföras produktinformationen och de måste hålla hög kvalitet
• Ni är flera som skall samarbeta med produktdata.
• Affärssystem skall ha samma information som webbshoppen.

1. Den väldigt lilla, nystartade webbshoppen

Har du väldigt få produkter och ändringar inte behöver göras så ofta kanske det räcker med att mata in produktdata för hand i webbshop och affärssystem. Kalkyler gör du med miniräknare eller ett enkelt kalkylblad.

Billigt och enkel, men mycket tidkrävande.

2. Tillväxt och litet större webbshoppar.

Excel är troligen verktyget för att samla och bearbeta produktinformation. Data från leverantörer sammanfogas i ett master-ark där mer eller mindre avancerade beräkningar kan göras.

Ingen investering behövs, men formelskrivande och problem med att samarbeta blir en dold kostnad. Du håller på att bygga ett PIM-system i Excel! En hel del arbete måste fortfarande göras i webbshoppens administration.

3. Mognad och medelstor till stor webbshopp

Dags att välja och införa ett PIM-system. Det är som att gå från att fälla träd med brödkniv till att skaffa en skogsmaskin. Nu kan all information hanteras på en plats, samarbete orsakar inte konfliktkopior. Alla system kan uppdateras snabbt och enkelt.  Den enda flaskhalsen kan vara att leverantörsdata kommer i olika format och leveransforrmer. Ett förarbete i Excel är fortfarande nödvändigt i många situationer.

PIM är en investering som betalar sig om du räknar time-to-market och lönekostnader korrekt. 

4. Webbshopp inställd på tillväxt

Sista steget är att införa ett ETL-system och integrera systemen så så mycket som möjligt körs utan manuell hantering. En ETL-process som försteg till import till PIM-systemet kan vara en god investrering. ETL-system konfigureras att hämta och ”tvätta” data från leverantöres prislistor, affärssystem, databaser med mera. Ett ETL-system kan bearbeta stora mängder data snabbt och stablit. 

ETL-processen skapar en enhetlig datafil som sedan importeras till PIM-systemet. Med en ETL-lösning på plats öppnar sig även andra möjligheter för att bearbera data till och från system som CRM, Google, lager, frakter med mera.

PIM+ETL ger dig en nästan oändligt skalbar verksamhet med mindre beroende av manuell hantering.

Sammanfattning

• PIM är en databas och mjukvara för central bearbetning och lagring av produktinformation.
• ETL är en process för att ”tvätta” data. Se det som ett Excel på steroider.
• Excel är en bärare av information och ett verktyg för analys. Det är INTE en databas.
• Webbshoppen är ett system för att visa upp produkter och för att genomföra köp.

Jämförelse PIM, ETL, Excel och shop-admin

Utmaningen för tillväxt och kostnadskontroll är att skapa en struktur som sammantaget ger svaret Ja på alla rader. Det är tveklöst så att PIM+ETL är en oslagbar lösning. Börja med det du har råd med, men ta med i kalkylen vad du behöver för att växa. Fastna inte i Excel Hell. 

Opteno hjälper dig hela vägen med lösningar som passar dina planer och budget.